Parte 1 – Tutto quello che devi fare prima e durante una fiera per evitare figuracce, sprechi e perdere tempo con gente che non comprerà mai. Nel prossimo articolo (la parte 2) parleremo di cosa fare dopo la fiera.
Le fiere: ovvero quel posto dove gli altri si divertono e tu no. Tu lavori.
Le fiere sono bellissime. Giri, scopri, osservi, chiacchieri tra uno stand e l’altro. Almeno, questo è ciò che succede se sei un visitatore.
Ma se sei un espositore, cambia tutto.
Le fiere diventano uno sport estremo. Uno sport dove vinci se sei ben preparato.
Ecco perché questa guida ti serve. Perché prepararsi bene a una fiera non significa solo allestire uno stand bello. Significa:
- Fissare incontri prima che tutti abbiano l’agenda piena
- Avere obiettivi chiari e realistici
- Portarsi a casa contatti VERI, non pile di biglietti da visita che poi nessuno ricorda
- Fare follow-up prima che il tuo nome venga dimenticato
In questa prima parte, ti do consigli su quello che devi fare prima della fiera e durante i giorni di evento. La seconda parte sarà dedicata al post-fiera, cioè la parte dove cerchi di raccogliere risultati.
1. Prima della fiera: organizzazione militare
La fiera non si improvvisa. Chi ci arriva “vediamo come va” ha già sbagliato tutto.
Fai una checklist seria
- Chi partecipa? (Nome, ruolo, cellulare, orari)
- Biglietti e hotel prenotati?
- Spedizioni della merce fatte?
- Moduli di partecipazione inviati?
- Badge e pass stampati?
- Stand progettato e confermato? Serve corrente? Wi-Fi? Un magazzino?
Materiale pronto e in ordine:
- Cataloghi aggiornati (sia digitali che cartacei)
- Listini, offerte, presentazioni
- Biglietti da visita (fisici o digitali con QR code)
- Brochure o flyer
- Gadget (se proprio vuoi farli, almeno che siano utili)
Brief al team:
- Chi fa cosa: chi parla coi clienti, chi prende i contatti, chi sta di supporto
- Come si comunica: tono, messaggi chiave, cosa evitare (tipo sparare prezzi a caso)
- Simulazioni: prepara risposte a domande frequenti, esercitati a spiegare bene il prodotto in 30 secondi
2. Perché ci vai?
Sembra banale, ma molti non se lo chiedono mai davvero.
- Vuoi vendere direttamente?
- Vuoi posizionarti?
- Vuoi trovare distributori, partner, fornitori?
Ogni obiettivo richiede una preparazione diversa. Se vuoi parlare con potenziali partner, ad esempio, devi sapere già chi c’è.
3. Studia chi ci sarà (e contattalo prima)
Appena è disponibile la lista espositori/visitatori, leggila come se fosse l’elenco degli invitati a una festa dove vuoi fare colpo.
- Chi vuoi conoscere?
- Chi potrebbe essere utile per il tuo business?
Contattali prima della fiera. Scrivi. Chiama. Prendi appuntamenti. Le fiere sono un casino: senza appuntamento, rischi di non riuscire mai a parlarci. Prenota subito uno slot nella loro agenda!
Un messaggio tipo:
“Ci saremo anche noi alla Fiera XYZ. Mi piacerebbe fare due chiacchiere, magari ci organizziamo per un caffè veloce allo stand martedì mattina?“
Semplice, diretto, efficace.
4. Durante la fiera: raccogli contatti intelligenti
La fiera è piena di gente. Ma non tutti sono contatti utili.
Ecco come fare la differenza:
Usa strumenti intelligenti
- Tablet con form digitali collegati al tuo CRM o almeno a un foglio Google
- QR code per scaricare cataloghi, video, guide
- App per scannerizzare badge e categorizzare subito il contatto (freddo / caldo / caldissimo)
Qualifica subito
Appena finisci di parlare con qualcuno, scrivi due note:
- Di cosa avete parlato
- Che tipo di contatto è (potenziale cliente? partner? giornalista?)
- Cosa gli devi mandare dopo (preventivo? link? campione?)
Questo ti salverà nel post-fiera.
Fine della prima parte:
Nella seconda parte vedremo:
- Come gestire il follow-up
- Cosa fare con tutti quei contatti raccolti
- Come far fruttare ogni contenuto generato durante la fiera
